안녕하세요. 휴몬랩입니다.
이전까지 자체 시놀로지 서버, 각종 MS 문서 툴(워드, 엑셀, PPT 등)을 섞어서 활용해 업무 내용 공유가 어려웠는데, 2020년 2월을 기점으로 노션(Notion)을 적용해 이제는 모든 업무 공유, 업무 분장, OKR, CRM, Jira 관리를 노션으로 하고 있습니다.
2월부터 4월 말까지 3개월 간 적용한 경험을 정리하여 공유해볼까 합니다.
운영(휴가, 비품, 간식 신청, 사내 교육 등) 등 전사적으로 노션을 활용하고 있지만,
오늘 글에서는 업무 관리 측면에서 어떻게 노션을 활용하고 있는지 공유해보겠습니다.
*사내에서 현재 사용하고 있는 기록들을 공유하기 때문에 일부 모자이크 처리 하였습니다.
노션으로 똑똑하게 업무 관리하기 0. 전체 구조 살펴보기
사내에서 사용하고 있는 노션의 전체 구조입니다.
아래와 같이 구성되어 있습니다.
업무 DB에 주요 데이터베이스들을 만들어 놓고 각 브랜드별, 팀별로 프로젝트/업무를 손쉽게 볼 수 있게 분리해놓았습니다. 전체 프로젝트 & 업무에서는 전체적인 일정, 업무를 관리하고, 각 브랜드와 팀 페이지에서는 프로젝트&업무 DB를 가지고 와서 적절히 필터링해 쉽게 관리할 수 있도록 만들었습니다.
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노션으로 똑똑하게 업무 관리하기 1. 전체 프로젝트 & 업무 관리
다양한 방식이 가능하겠지만, 1) 프로젝트와 업무를 분리하여 관리하고 2) 노션이 익숙치 않은 사람들도 보기에 편리해야 하며 3) 브랜드, 팀별로 필터링하여 관리할 수 있게 하자는 3가지를 가장 중점으로 두고 구성하였습니다.
결과적으로 프로젝트와 업무를 분리하였고, 프로젝트 달성도는 업무의 완료(DONE) 여부에 따라 자동으로 계산되게 하였습니다.
또한 회의록 DB와 연계하여 바로 프로젝트에 관련된 회의록을 볼 수 있도록 하였습니다.
프로젝트 DB 에는 프로젝트 이름, 기간, 중요도(1~3), 달성도(자동 계산), 업무 리스트(Relation), 브랜드(Multi select), PM, 회의록(Relation), OKR(Relation), 상태(ing/yet/Finished) 속성이 있습니다.
보통 브랜드 별로 Kanban 보드 형태로 보면서 관리합니다.
아래에는 프로젝트를 100% 달성하기 위해 필요한 업무 데이터베이스가 있습니다.
업무 DB에는 업무 이름, 구분(카테고리 - 기획/개발/디자인/테스트/R&D...), 담당자, 상태(To Do/InProgress/Done/Archive), 업무 일정, 프로젝트 관련(Relation - 이름, 기간, 브랜드, 중요도), 회의록(Relation) 속성이 있습니다.
주로 업무 DB는 상태(To Do/In Progress/Done) 별로 칸반 보드로 관리합니다. (Archive 된 업무는 숨겨 놓습니다.)
이렇게 프로젝트와 업무 DB를 분리하여 관리하여 프로젝트 관리자는 프로젝트 전반의 일정, 달성도, 회의록 등을 쉽게 열람하고 실무자들은 업무 리스트를 통해 프로젝트 전체를 쉽게 파악할 수 있었습니다. 특히 프로젝트 생성은 주로 PM, 관리자들이 하고 업무 생성은 실무자들이 하게 하는 식으로 DB를 분리하니 프로젝트 + 업무 DB를 통합했을 때보다 모든 사람들이 쉽게 적응하는 모습을 보였습니다.
노션으로 똑똑하게 업무 관리하기 2. OKR 관리
OKR은 Objective + Key Result로 보통 분기별 혹은 연도별 회사/브랜드/팀의 성과지표와 이를 이루기 위한 지표들을 설정하는 방법론입니다. OKR 또한 휴몬랩 만의 방식으로 노션에 녹여 활용하고 있습니다.
OKR은 총 3단계로 구성하였고, 분기 별로 설정합니다.
1. 회사 전체 목표 (Objective)
2. 회사 전체 목표를 이루기 위한 브랜드 별 목표 (1에 대한 Key Result이자 3에 대한 Objective)
3. 브랜드 별 목표를 이루기 위한 세부 목표 (2에 대한 Key Result)
보통은 Objective + Key Result 이 2단계로 설정하지만, 회사 특성 상 브랜드가 나누어져 있어 브랜드 별 Objective 와 Key Result를 설정하는 한 단계를 더 추가하였습니다.
팀의 상위 OKR에서는 Objective로 회사 전체의 목표를 분기 별로 설정합니다. 그리고 Key Result를 작성합니다.
브랜드 별 OKR에서는 팀 OKR에서 설정한 Key Result를 Objective로 설정합니다. 그리고 아래에 브랜드 별 Objective를 달성하기 위한 Key Result를 작성합니다. Key Result를 달성한 후 체크 표시를 하면 팀 OKR의 Key Result의 달성도가 계산됩니다. (Relation으로 연계)
개념이 약간 생소하고 어려울 수 있어 종류 별로 아이콘을 통일하여 같은 아이콘은 같은 위계라고 인식할 수 있도록 했습니다.
노션으로 똑똑하게 업무 관리하기 3. 업무 리포트
휴몬랩에서는 각자의 업무 내용과 현황을 공유하기 위해 매일 업무 리포트를 작성합니다. 기존에는 잔디에 올리는 식이였다면 노션으로 이사한 이후로는 업무 리포트를 캘린더로 만들어 작성합니다. 매일 업무 리포트에는 개인별 업무가 적히고 관련된 회의록 등을 링크해 놓습니다.
개인 별로 작성할 수 있는 템플릿을 만들어놓고 매일 작성합니다. 하루 동안 있었던 이벤트, 회의, 업무 내용 등을 꼼꼼히 작성하고 투명하게 공유합니다 :)
이렇게 캘린더 뷰로 기본 뷰를 설정해놓아 원하는 날짜의 업무 리포트를 확인할 수 있습니다.
한 파일에서 모든 사람의 업무 리포트를 쓰다보니 자연스럽게 다른 사람이 쓴 업무 리포트도 슬쩍 확인할 수 있어 좋은 것 같습니다 .
노션으로 똑똑하게 업무 관리하기 4. 회의록
회의록도 노션으로 정리합니다. 이전에는 회의가 잡히면 잔디로 시간, 장소, 참석 인원, 주제 등을 공유하고 회의가 끝나면 잔디로 공유했는데, 시간이 지나면서 이전 회의록 찾기가 너무 어렵기도 하고 회의 시간이 겹치는 불상사가 생기더라구요. 노션으로 정리한 이후에는 시간이 겹칠 일도, 이전 회의록을 찾기 위해 시간을 버리는 일도 없어졌습니다.
회의록은 당연히(!!) 캘린더 뷰입니다. 한 눈에 회의 일정과 참석 인원, 주제 등을 확인할 수 있습니다.
회의를 잡을 땐 회의 이름, 일자, 참석 인원, 종류, 관련 업무를 링크하여 새롭게 Item을 만들고 안건을 꼭 작성합니다. 특히 일자에 알림을 넣어 회의 시간이 되면 알림이 오게 만들 수도 있습니다.
회의를 할 때는 안건을 보며 최대한 짧게! 회의를 진행하고, 회의 후에는 주요 내용과 세부적인 내용을 정리하여 공유합니다.
노션으로 똑똑하게 업무 관리하기 5. 활용 팁
이정도 DB를 구축하면 거의 모든 업무 관리를 수월하게 할 수 있을 겁니다! 하지만 DB 만으로는 실제 사용하거나 관리하기가 어렵기 때문에 사용하는 사람들에 맞게, 목적에 맞게 기본 DB를 변형하여 사용하고 있습니다.
예를 들어, 개발팀 페이지에서는 개발팀에게 필요한 페이지들을 추가하고,
개발팀원들의 업무를 개인 별로 볼 수 있는 보드 형태로 업무 DB를 가지고 와 팀 회의 때마다 업무 현황 분석에 사용합니다.
또한 개인 별로 쉽게 사용할 수 있도록 개인 업무 관리 페이지를 별도로 만들었습니다. (모든 팀원들이 이 페이지는 즐겨찾기 해놓고 사용합니다!)
오늘 내가 참석할 회의, 참여하고 있는 프로젝트와 업무 리스트, 업무 리포트까지 한 페이지에서 확인할 수 있도록 구성하여
매일 출근해서 개인 업무 관리 페이지만 확인하면 당일의 모든 일정 파악이 가능하도록 만들어놓았습니다.
처음 노션을 적용하고 구성할 때는 정말 힘들었지만, 한번 이렇게 구축해놓으니 업무, 회의, 운영 등 모든 측면에서 문서 작성과 공유를 위한 시간이 단축되었습니다. 시간 단축이 피부로 느껴질 정도입니다 ^^.
노션을 업무에 적용할까 고민하는 많은 분들께 도움이 되었으면 좋겠습니다.
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